Vorlage · Österreich
Rechnungsvorlage für Handwerker in Österreich: gratis als Word und PDF
Diese Vorlage ist auf österreichisches Recht eingestellt: 20 % USt, UID-Nummer, Regie und Material getrennt, Anzahlung und ein Feld für die UID des Kunden ab 10.000 €. Sie tragen nur noch Ihre Daten ein und löschen die Ausfüllhilfe auf Seite 2.
Kostenlos, ohne Anmeldung. Als Kleinunternehmer nehmen Sie die Kleinunternehmer-Vorlage. Bis 400 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung. Die vollständige Liste steht unter Pflichtangaben nach § 11 UStG.
Warum eine deutsche Vorlage hier nicht passt
Viele Gratis-Vorlagen im Netz stammen aus Deutschland. Für Ihre Rechnung sind diese Punkte anders:
| Österreich | Deutschland | |
|---|---|---|
| Normalsteuersatz | 20 % | 19 % |
| Kennung des Betriebs | UID-Nummer | Steuernummer oder USt-IdNr. |
| Kleinbetragsrechnung | bis 400 € | bis 250 € |
| Hinweis auf Aufbewahrung beim Kunden | in § 11 UStG nicht vorgesehen | Pflicht bei Arbeiten für Private (zwei Jahre) |
| Bauleistungen an Bauunternehmer | § 19 Abs. 1a UStG | § 13b UStG |
| Aufbewahrung im Betrieb | sieben Jahre | acht Jahre |
| E-Rechnung an Unternehmen | keine allgemeine Pflicht | Pflicht bis spätestens 2028 |
Was die Vorlage zusätzlich enthält
| Feld | Wann Sie es brauchen |
|---|---|
| Firmenbuchnummer und -gericht | Wenn Sie im Firmenbuch eingetragen sind (§ 14 UGB). Sonst löschen. |
| Leistungsort | Wenn er von der Rechnungsanschrift abweicht, etwa bei Hausverwaltungen. |
| Tag oder Zeitraum der Leistung | Immer. Auch wenn Rechnungs- und Leistungsdatum gleich sind, muss das erkennbar sein. |
| Block A Arbeit, Block B Material | Empfohlen. Der Kunde sieht, wofür er zahlt, und Regiestunden lassen sich prüfen. |
| UID des Kunden | Wenn der Gesamtbetrag 10.000 € übersteigt und der Kunde als Unternehmer für sein Unternehmen bestellt. |
| Anzahlungszeile | In der Schlussrechnung, wenn Sie über Teilbeträge schon Rechnungen gelegt haben. |
Muster: ausgefüllte Rechnung eines Installateurs
Installateur Pichler e.U. · Hauptplatz 5, 4600 Wels · UID ATU00000000 · FN 000000a, Landesgericht Wels
An: Monika Hofer, Feldgasse 8, 4600 Wels · Leistungsort: Badezimmer, 1. Stock
Rechnung RE-2026-0058 · 03.11.2026 · Leistungsdatum 29.10.2026 · Bezug: Angebot AN-2026-0041
| Leistung | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| A. Arbeitsleistung | |||
| Waschtisch demontieren und neu montieren, Regie | 3,5 Std. | 68,00 € | 238,00 € |
| Anfahrt | pauschal | 38,00 € | 38,00 € |
| B. Material | |||
| Waschtischarmatur | 1 Stk. | 156,00 € | 156,00 € |
| Eckventile und Anschlussmaterial | pauschal | 44,00 € | 44,00 € |
| Summe netto | 476,00 € | ||
| zzgl. 20 % USt | 95,20 € | ||
| Rechnungsbetrag | 571,20 € | ||
Zahlbar binnen 14 Tagen ohne Abzug.
Beispieldaten frei erfunden, keine Marktpreise.
Regiestunden richtig verrechnen
Bei Regiearbeiten zahlt der Kunde nach Aufwand. Damit das nachvollziehbar bleibt, gehören Art der Arbeit, Stundenzahl und Stundensatz in eine eigene Zeile. Material, Anfahrt und Entsorgung stehen getrennt. In der Praxis bewährt sich außerdem, wenn der Kunde die Stunden vor Ort abzeichnet, etwa auf einem Regieschein. So gibt es später keine Diskussion über die Zeit.
Anzahlung und Schlussrechnung
Das Entgelt ist in der Regel nach vollendetem Werk zu entrichten. Bei Arbeiten in Abschnitten oder mit Auslagen dürfen Sie schon vorher einen verhältnismäßigen Teil und den Ersatz der Auslagen verlangen (§ 1170 ABGB). Haben Sie über Teilbeträge Rechnungen gelegt, ziehen Sie sie in der Schlussrechnung samt Steuer ab, sonst weisen Sie die USt doppelt aus.
| Gesamtauftrag netto | 10.000,00 € |
| zzgl. 20 % USt | 2.000,00 € |
| Gesamtbetrag | 12.000,00 € |
|---|---|
| abzüglich Anzahlung RE-2026-0044: netto 3.000,00 € | −3.000,00 € |
| abzüglich USt aus dieser Anzahlung | −600,00 € |
| Zu zahlen | 8.400,00 € |
Bei einem Gesamtbetrag über 10.000 € an einen Unternehmer gehört auch dessen UID auf die Rechnung.
Rechnung an einen Bauunternehmer
- Reverse Charge: Sind Sie Subunternehmer eines Unternehmers, der selbst mit der Bauleistung beauftragt ist oder üblicherweise Bauleistungen erbringt, geht die Steuerschuld auf ihn über (§ 19 Abs. 1a UStG). Sie verrechnen netto, nennen seine UID und schreiben: Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger gemäß § 19 Abs. 1a UStG
- Private und andere Unternehmen: Hier bleibt es bei der normalen Rechnung mit 20 % USt.
- Auftraggeberhaftung: Stehen Sie zum Zeitpunkt der Zahlung nicht auf der HFU-Gesamtliste, kann Ihr Auftraggeber 25 % des Werklohns an das Dienstleistungszentrum der Österreichischen Gesundheitskasse überweisen. Das wirkt auch Ihnen gegenüber schuldbefreiend. Prüfen Sie Ihren Eintrag deshalb, bevor Sie Ihre erste Rechnung an einen Baubetrieb legen.
Häufige Fragen
Was muss auf einer Handwerkerrechnung in Österreich stehen?
Über 400 € brutto: Name und Anschrift beider Seiten, Menge und Art der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer und Ihre UID-Nummer. Die Vorlage enthält diese Felder bereits.
Wie schreibe ich Regiestunden auf die Rechnung?
Als eigene Position mit Art der Arbeit, Stundenzahl und Stundensatz, etwa „Montage, Regie: 3,5 Std. × 68,00 €“. Material und Anfahrt stehen in eigenen Zeilen.
Wann schreibe ich Reverse Charge auf eine Rechnung über Bauleistungen?
Wenn Ihr Auftraggeber selbst mit der Bauleistung beauftragt ist oder üblicherweise Bauleistungen erbringt. Dann verrechnen Sie ohne USt, nennen seine UID und den Übergang der Steuerschuld nach § 19 Abs. 1a UStG. An Private gilt das nie.
Bis wann muss ich als Handwerker die Rechnung stellen?
Innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG). Für Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen Sie auch Privaten eine Rechnung ausstellen. Wer das vorsätzlich unterlässt, begeht laut Wirtschaftskammer eine Finanzordnungswidrigkeit, die Höchststrafe beträgt 5.000 €.
Wie lange muss ich Rechnungen als Unternehmen aufbewahren?
Sieben Jahre (§ 132 BAO, § 11 Abs. 2 UStG). Unterlagen, die Grundstücke im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG betreffen, zum Beispiel Ihr eigenes Betriebsgebäude, bewahren Sie 22 Jahre auf (§ 18 Abs. 10 UStG).
Müssen Private Handwerkerrechnungen aufbewahren?
§ 11 und § 18 UStG sehen für Private keine Aufbewahrungsfrist und keinen Hinweis darauf vor. Der deutsche Satz zur Aufbewahrung gehört deshalb nicht auf Ihre Rechnung. Für Gewährleistung und Nachweise sollten Ihre Kunden die Rechnung trotzdem behalten.
Kann mein Kunde die Handwerkerrechnung absetzen?
Den Handwerkerbonus gab es für Arbeiten bis 31. Dezember 2025. Eine Neuauflage ist nach unserem Stand vom November 2026 nicht angekündigt. Ob Ihr Kunde sonst etwas geltend machen kann, klärt er am besten mit seiner Steuerberatung.
Wann verjährt eine Handwerkerrechnung in Österreich?
Forderungen für Arbeiten und Lieferungen eines Betriebs verjähren in drei Jahren (§ 1486 Z 1 ABGB). Schreiben Sie Ihre Rechnung deshalb zeitnah und mahnen Sie offene Beträge rechtzeitig.
Darf ich die Rechnung per E-Mail schicken?
Ja, wenn der Kunde zustimmt, formlos genügt. Am einfachsten regeln Sie das schon im Angebot. Für Bundesdienststellen brauchen Sie dagegen eine strukturierte E-Rechnung.
Gibt es die Rechnungsvorlage auch als Excel?
Nein, nur als Word und PDF. Die Word-Vorlage rechnet nicht selbst, prüfen Sie Summen und Steuer also vor dem Versand.
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Stand und Quellen
Zuletzt geprüft am · Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.