E-Rechnung in Österreich: Wer muss 2026 eine schicken?
Nur wer an Bundesdienststellen verrechnet. Dort ist die strukturierte E-Rechnung (ebInterface oder PEPPOL) seit 1. Jänner 2014 Pflicht. Für Rechnungen an Unternehmen und Private gibt es keine E-Rechnungspflicht – Papier oder PDF genügt, elektronisch mit Zustimmung des Empfängers.
Nach Empfänger
| Sie verrechnen an … | Was gilt |
|---|---|
| Private | Papier oder PDF |
| Unternehmen in Österreich | Papier oder PDF; elektronisch nur mit Zustimmung |
| Bundesdienststellen | Strukturierte E-Rechnung über das Unternehmensserviceportal; ein PDF per Mail wird nicht angenommen |
| Länder, Gemeinden, öffentliche Unternehmen | Eigene Vorgaben möglich – beim Auftraggeber nachfragen |
| Unternehmen in Deutschland | Die deutsche Pflicht trifft Unternehmen mit Sitz in Deutschland; Ihr Kunde kann eine E-Rechnung trotzdem verlangen |
PDF oder E-Rechnung – der Unterschied
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (z. B. XML), den Buchhaltungsprogramme automatisch einlesen. Ein PDF ist eine elektronische Rechnung, aber keine strukturierte E-Rechnung.
Was ab 2030 kommt
Mit dem EU-Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) wird die E-Rechnung für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen ab 1. Juli 2030 Pflicht. Ob Österreich auch inländische Umsätze einbezieht, ist offen (Stand Oktober 2026).
PDF per E-Mail: worauf achten
- Der Empfänger muss zustimmen – formlos, etwa schon im Angebot (Formulierung).
- Herkunft, Inhalt und Lesbarkeit müssen bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gesichert sein.
- Aufbewahrung sieben Jahre (§ 132 BAO), elektronisch erlaubt.
Stand und Quellen
Zuletzt geprüft am · Allgemeine Information, keine Steuerberatung.